Qu’est-ce qu’une signature électronique
La signature électronique est un procédé permettant de signer en ligne des documents avec la même valeur qu’une signature manuscrite.
Il existe 3 sortes de signatures électroniques :
- La signature électronique simple : elle vous permettra de signer de simple document comme des devis, des conditions générales de ventes, ect… Bien que simple elle est reconnue légalement.
- La signature électronique avancée : identique à la signature simple, elle vous permettra de signer des documents ayant plus de valeurs comme un mandat de prélèvement. Cette signature fera l’objet d’une vérification de l’identité du signataire
- La signature électronique qualifiée : Cette signature est la plus sûre et la plus sécurisée bien que contraignante car elle demandera une vérification de 2 facteurs de l’identité du signataire. Grâce à cette signature, vous pourrez signer tous vos documents importants tels que des contrats de travail.
Toutes ces signatures peuvent être imposées sous n’importe quel format de votre document, qu’il soit Word, Excel, PDF, ect…
Pourquoi avoir recours à la signature électronique
La signature électronique ne présente que des avantages.
Un véritable gain de temps
Faire une signature manuscrite peut parfois s’avérer un vrai parcours du combattant : imprimer les documents, les signer, les scanner, les renvoyer par mail ou par courrier.
Avec la signature électronique vous gagnerez un temps fou… vous recevez par mail et vous signer, et ce peu importe où vous vous trouver et sur n’importe quel support.
La sécurité
Aujourd’hui envoyer les documents n’est pas toujours sécurisé. Grâce à la signature électronique vos documents pourront être sauvegarder sur des systèmes sûrs. Chaque personne est également directement informée dès que toutes les signatures nécessaires sont collectées.
Des économies
Et comme tout est dématérialisé, vous ferez bien évidemment des économies de papier, d’impression, de frais postaux et de déplacement, etc… et donc également de réduire votre empreinte écologique.
Les meilleurs outils à utiliser
Afin d’être certains de la sécurité de votre signature, il est recommandé d’utiliser des sites expressément conçus pour cela :
Yousign est une solution simple qui vous permettra de signer tous vos documents en toute légalité. Grâce à son interface de suivi en temps réel, vous pourrez effectuer un suivi et les relances. Yousign propose la signature avancée qui vous permettra de signer tous vos documents tels que des contrats de travail, devis ou offres commerciales.
Yousign propose un essai gratuit de 14 jours et un tarif de 9€HT pour les indépendants.
Universign est une solution légale proposant signature électronique, cachet électronique et horodatage. Un logiciel très simple que vous pourrez utiliser depuis votre smartphone, tablette et ordinateur. Grâce à son système API, vous pourrez l’intégrer votre signature électronique à votre logiciel métier ou sur votre site internet.
Contrairement à beaucoup de logiciel, Universign ne propose pas un abonnement mais un pack de signature utilisable sur 1 an. Le 1er prix est de 49 €HT les 25 signatures.
Avec Clusdoc, vous pourrez gérer vos leads de la prospection à la signature. Une solution simple qui propose en plus de la signature électronique sécurisée, Clusdoc propose de nombreuses autres fonctionnalités comme une messagerie, des formulaires de renseignements, la collecte de documents, le paiement en ligne, etc…
Le tarif de base est 20€ HT par mois et vous bénéficiez de 7 jours gratuits pour tester l’outil. Avec un engagement à l’année, vous pourrez bénéficier de 2 mois gratuit.
Smallpdf est un logiciel qui vous permettra de signer tous vos PDF directement en ligne. Très simple d’utilisation, vous pourrez bénéficier de plein d’autres outils comme compresser des documents, les convertir ou encore modifier vos PDF.
La signature que propose SmallPDF est légale et simple à appliquer.
Small PDF propose un accès gratuit dans lequel vous pourrez profiter de 21 outils Smallpdf et traiter jusqu’à 2 documents par jour.
N’hésitez pas à lire nos autres articles :
Tout sur les sociétés de portage salarial
La signature électronique… l’indispensable en 2023
Freelance ou Portage salarial ?
